Bornholms Regionskommune

Da Bornholms affaldsselskab, BOFA, kiggede efter et ESDH-system til at håndtere deres dokumenter, blev det starten på en ny måde at arbejde på i Bornholms Regionskommune, som BOFA er en del af. Behovet for et nyt system faldt nemlig sammen med, at også it-afdelingen var på udkig efter et kontraktstyringssystem til sine it-kontrakter.

Projektleder for it og digitalisering, Lone Andersen, fortæller, at en beslutning om at centralisere økonomien, så it-budgetter blev flyttet fra centrene til it-afdelingen, førte til nytænkning af arbejdsgange og processer omkring kontrakter.

”Vi blev nødt til at gennemtænke, hvad det kom til at betyde. Fx havde centrene hidtil selv tegnet kontrakter, som nu skulle ligge hos os, så vi skulle samarbejde på en ny måde. Samtidig var der stor fokus på leverandørstyring i det offentlige, fordi der er tid og penge at spare ved at have kontrakter og data samlet og struktureret ét sted. Så der var flere gode grunde til at se på, hvordan vi fremover skulle arbejde. Vi startede derfor et faseopdelt projekt, hvor vi i første fase skulle finde en kontraktstyringsløsning til vores it-kontrakter. Dengang blev kontrakter lagt ind, hvor medarbejderne mente, at det var bedst,” forklarer Lone Andersen.

Forløbet modnede organisationen

Faktisk havde regionskommunen allerede en indkøbsløsning med et kontraktmodul, men den kunne ikke rumme it-kontrakters behov, så man gik i gang med at undersøge, hvad der var på markedet. Efter grundig research faldt valget på DocuNote, hvor standard og fleksibilitet går op i en højere enhed.

Det blev startskuddet til en helt ny måde at samarbejde på. Fokus skiftede fra kun at omfatte it- kontraktstyring, til i stedet at omhandle helheden for kommunens it-systemer.

”Med IntraNote fik vi en leverandør, som forstod at køre et forløb, der modnede os som organisation. Hvis vi havde købt en færdig løsning, havde vi slet ikke været, hvor vi er i dag, så jeg er meget glad for, at vi valgte DocuNote,” siger Lone Andersen og uddyber:

”Hvor vi før gav sparring og vejledning til centrene, skulle vi nu samarbejde på en ny måde og bruge vores kompetencer anderledes. Samtidig er kontraktstyring jo en svær disciplin, som man ikke lige lærer. Det kræver stor viden, og hvordan får man bragt den viden ind i systemet? Det ved vi nu. Vores videndeling fungerer via processer, der kan håndteres af alle, så alting ikke skal ind over mit bord.”

Systemet kunne bruges til mere

I starten var Lone Andersen og hendes kolleger mest optaget af, at DocuNote lignede en færdig løsning, hvor de selv kunne registrere og lægge kontrakter ind på en måde, der passede til netop deres behov.

Men hurtigt så de, at systemet kunne bruges til meget mere: I stedet for kun at forholde sig til kontrakterne, blev DocuNotes brede pallette af muligheder brugt til at ændre omdrejningspunktet. Det stod klart, at den viden, der blev registreret hos digitaliseringsteamet, kunne skabe værdi for hele organisationen.

”Vi indså, at vi kunne kæde alt omkring it-systemer sammen i DocuNote ved at lade systemet være omdrejningspunktet. Senere så vi også mulighederne ved at bruge DocuNote til projektstyring i digitaliseringsprojekter, hvor vi opbyggede en projektstyringsløsning til vores behov, processer og ikke mindst projektmodel. Herved kunne vi kæde en del af vores behov sammen i DocuNote: Kontrakter, økonomi, projekter og forskellige aftaletyper. IntraNotes workshops gav tanker og ideer til opbygning af strukturen, og vi kunne se en masse perspektiver,” forklarer Lone Andersen, imens hun tænker tilbage:

”Vi vidste ikke klart, hvor vi skulle hen, men set i bakspejlet gik vi i gang med en proces, som vi kun delvist var parate til. Vi voksede med opgaven, efterhånden som det hele skred frem. Vores arbejde med processerne gav en fælles bevidsthed og mange gode idéer, som vi tog stilling til undervejs.”

Vores løsning passer præcis til os

Lone Andersen sikrede, at hele projektgruppen var involveret i processen. Gruppen omfattede medarbejderne i kommunens digitale team, indkøbere, infrastruktur samt It Service Desk. Alle fik konkrete opgaver undervejs for at sikre ejerskab.

”Da vi havde besluttet at sætte DocuNote i centrum, bad vi alle involverede om at melde ind med deres behov. Herudfra lavede vi en bruttoløsning, som dannede grundlag for arbejdet. Undervejs klarlagde vi vores processer, og hvordan de skulle indarbejdes i DocuNote. Vi lavede også mange fravalg. Hvis vi fx ikke troede på, at en bestemt funktion ville blive vedligeholdt, var der ingen grund til at have den. Vi gav alt en chance og slankede ind. Derfor er der i dag ingen centrale medarbejdere, som stiller spørgsmålstegn ved, hvorfor og hvordan der skal registreres: Alle har været med og ved, at vi har en løsning, der passer præcist til vores behov og processer. I dag er DocuNote blevet digitaliseringsteamets primære værktøj.”

Involvering skaber helhed

Det kræver mange overvejelser at vælge it-løsninger i en tid, hvor organisationer er i konstant bevægelse. Dels er der de ’hårde facts’ ved valg af et kontraktstyringssystem:

”DocuNote overholder lovgivningen. Fx ved overholdelse af arkivloven. Undervejs i vores proces trådte EU´s persondataforordning i kraft. DocuNote er jo en fleksibel og fuld ESDH-løsning med mulighed for opbygning af sin egen sag og struktur. Nu kunne vi konstruere et område på sagen og lave specifikke visninger omkring GDPR og tilføje en dokumentmappe under vores foruddefinerede- og udrullede mappestruktur. Vi skulle således ikke ud og investere i en løsning hertil. Vi har fået en skalerbar løsning, som vi kan sætte i spil, efterhånden som behovene opstår,” forklarer Lone Andersen.

Men det er bestemt også modningsprocessen, som organisationen gennemgik, der skal fremhæves, mener hun:

”Vi fik en standardløsning, der gav os rigtig meget, fordi den har en fleksibilitet, som vi tog til os og prioriterede. IntraNote var dygtige til at gennemføre en proces, hvor vi fik vejledning og hjælp til opbygningen. Det har været sundt for os at være involveret. Jeg anbefaler gerne andre at gennemgå et tilsvarende forløb. Det er et stort projekt, og det har taget længere tid, end jeg havde regnet med. Men man skal forstå, at den proces, vi har gennemgået ikke kun handler om data. Man skal se på helheden, og det gør man ikke på samme måde med køb af en færdig løsning. Det er helheden, der modner organisationen; en modenhed der munder ud i høj kvalitet og effektive arbejdsgange,” fastslår Lone Andersen.

Hvorfor kontraktstyring?

I mange organisationer er kontrakter spredt hos forskellige afdelinger og deres arkiver. Det gør det svært at holde overblik. For hvad blev der aftalt? Hvornår udløber kontrakten? Hvilke kontraktuelle rettigheder og forpligtelser har vi?

Gevinsten ved at centralisere kontrakter er stor. For når kontrakterne er samlet ét sted, har organisationen et samlet og korrekt overblik. Det giver et bedre beslutningsgrundlag og hjælper med at spare både tid og penge.

DocuNote understøtter hele kontraktens livscyklus; fra oprettelse til udfasning.
Systemet kan tilpasses den enkelte organisations behov.
Da projektgruppen hos Bornholms Regionskommune skulle nytænke arbejdsgange og processer satte de især fokus på kvalitetsgevinster.

I processen:
 - Skabte de overblik
- Strukturerede de kontaktdata
- Sikrede de sig et samlet økonomisk overblik
- Besluttede de processer
- Fik de overblik over udbudsporteføljen

Til projektstyringsløsningen fik kommunen opsat avancerede workflows, hvor projektejeren får påmindelser om, hvornår de skal følge op på noget – og hvor systemet tjekker, at det nu også bliver gjort. Ledelsen underrettes automatisk, hvis der er arbejdsopgaver, som ikke bliver løst.

DocuNote bruger flere klienttyper. Bornholms Regionskommune valgte, at de centrale brugere har den store klient- og mobilløsning. Alle andre har en web-adgang.